Database Sistem Pengambilan Rekod Kehadiran Pelajar

Database Sistem Pengambilan Rekod Kehadiran Pelajar

Pengenalan projek

Teknologi pada masa kini sudah berubah, semuanya beralih kepada sesuatu yang boleh digunakan menggunakan hujung jari sahaja. Bagi memenuhi dan mengejar arus pemodenan teknologi ini, semuanya beralih untuk pengurusan dan perkhidmatan yang lebih pantas,cepat dan mudah berbanding cara lama. Sistem maklumat adalah salah satu perisian yang memudahkan gerakkerja manusia. Oleh itu berbanding cara tradisional yang menggunakan kertas untuk mengisi semua maklumat dan data, sistem maklumat memudahkan kerana ianya lebh pantas dan efisien.

Sehubungan itu, kumpulan kami ingin membina Sistem Semakan Kehadiran Pelajar menggunakan Microsoft Access sebagai platform untuk pembinaan system tersebut. Dengan jumlah pelajar yang meningkat saban tahun ini akan menyusahkan dan merumitkan proses untuk mengambil kehadiran kerana kebanyakkan sekolah menggunakan cara tradisional iaitu mempunyai buku kehadiran pelajaryang perlu diambil dan disemak setiap hari dan untuk kiraan data perlu dikira secara manual dan satu persatu, ianya akan mengambil masa yang lama. Dengan adanya Sistem Semakan Kehadiran Pelajar ini ianya akan memudahkan proses mengambil kehadiran pelajar.  

Latar belakang projek

Kelancaran pengurusan data dan maklumat di sekolah sangat penting kerana data tersebut merupakan rekod atau identiti yang meliputi semua warga sekolah seperti murid, guru, staf dan sebagainya. Menurut Anwaruddin bin Mohd Kasim (2012), maklumat merupakan sumber yang penting dan dianggap sebagai aset utama sesebuah organisasi yang menjadi tunjang dalam menentukan hala tuju pengurusan sesebuah organisasi. Justeru, sistem semakan kehadiran pelajar dibangunkan untuk merekodkan data secara terperinci. Sistem semakan kehadiran pelajar yang dibina membolehkan pengguna menyimpan data secara sistematik, memadam, mengubah dan memasukkan data yang baru. Sistem semakan kehadiran pelajar jauh lebih sistematik jika dibandingkan dengan pengurusan maklumat secara tradisional. Contohnya, oleh kerana maklumat disimpan dalam bentuk kertas, maklumat tersebut perlu menanggung risiko rosak atau hilang. Maklumat tersebut juga sukar diselamatkan apabila banjir atau kebakaran berlaku.

Sistem Semakan Kehadiran pelajar yang dibangunkan dapat menyelesaikan pelbagai masalah yang dihadapi, sama ada dihadapi oleh guru atau murid. Antara masalah yang ingin diselesaikan dengan pembangunan sistem semakan kehadiran pelajar ini adalah termasuk mengetahui sebab ketidakhadiran murid ke sekolah dan data dalam sistem lebih mudah dikemas kini dan disimpan dengan selamat serta maklumat yang diingini dapat dicapai dengan cepat. Sebagai contoh, sebaik sahaja guru mengetahui tentang sebab-sebab ketidakhadiran pelajar ke sekolah, guru boleh menyimpan rekod atau kenyataan yang diberi oleh murid. Menyimpan rekod dalam sistem amat penting dan tidak perlu menanggung risiko kehilangan item atau kenyataan jika item tersebut disimpan dalam bentuk kertas dan buku. Sementara itu, data juga boleh disimpan di hard disk atau pendrive sebagai maklumat pendua. Tambahan pula, rekod yang diingini lebih mudah dicapai kerana guru hanya perlu memasukkan kata kunci ke dalam sistem dan semua maklumat yang berkaitan dengan kata kunci tersebut akan terpapar dalam skrin.

Tambahan pula, kebanyakan sekolah pada masa kini seperti Sekolah Menengah Kebangsaan Sri Mersing, hanya menggunakan tenaga kerja murid untuk mengira dan menghantar kedatangan ke pejabat setiap pagi sebelum pukul 8. Keadaan ini sangat tidak sistematik dan terpaksa menyebabkan pelajar tersebut terlepas kelas. Dengan adanya sistem semakan pelajar ini, pangkalan data atas talian, guru boleh menyemak kedatangan murid di dalam kelas sahaja dan boleh menghantarkan kehadiran pelajar kepada pejabat hanya dengan beberapa klik pada paparan skrin.

Kepentingan pembinaan sistem kehadiran

Sistem Semakan Kehadiran murid yang dibina semestinya dapat memudahkan serta melancarkan proses pengambilan kehadiran pelajar dan proses penyemakan boleh dijalankan dengan cepat. Oleh kerana pembinaan sistem semakan kehadiran pelajar ini yang membolehkan guru membuat semakan di dalam kelas dan update kehadiran murid secara atas talian. Jika mengikut cara semakan kehadiran murid secara tradisional, wakil pelajar perlu mengambil serta menghantar kedatangan di pejabat dan dengan adanya sistem semakan kehadiran murid secara atas talian ini, masa dan tenaga untuk menghantar kehadiran sendiri ke pejabat boleh dijimatkan. Sistem ini juga membolehkan huru mengemaskini, melihat dan memasukkan status pelajar hadir atau tidak hadir ke dalam sistem beserta dengan kenyataan atau sebab yang menyebabkan pelajar tersebut tidak dapat hadir ke kelas.

Selain itu, pembinaan sistem ini juga membolehkan segala data dan maklumat sekolah direkodkan dan disimpankan dengan selamat. Sistem yang dibina menggunakan Microsoft Access memastikan keselamatan data dan maklumat pelajar walaupun maklumat yang direkodkan bersaiz besar dan merangkumi data semua murid di sesebuah sekolah. Tambahan pula, dengan adanya sistem semakan kehadiran yang boleh diakses menggunakan tablet, kehadiran lebih mudah disemak walaupun aktiviti luar kelas dijalankan. Sebagai contoh, di Sekolah Menengah Kebangsaan Sri Mersing, apabila guru mahu menyemak kehadiran murid untuk aktiviti kokurikulum pada waktu petang yang dijalankan sebelum sukaneka tahunan sekolah berlangsung, semua murid akan berkumpul mengelilingi guru dan menjerit nama sendiri manakala guru pula akan menanda kehadiran murid tersebut. Ada masanya pula, guru akan memberikan kertas kehadiran tersebut kepada murid untuk tanda sendiri dan hal ini mungkin akan menyebabkan murid berkemungkinan akan menandakan kehadiran bagi pihak rakan mereka yang tidak hadir. Selepas itu, guru perlu memastikan kertas tersebut dijaga dengan baik dan tidak terkoyak ataupun terkena air untuk memastikan tanda-tanda yang dibuat dapat dilihat dengan jelas. Namun, dengan adanya sistem ini, guru boleh membuat semakan kehadiran dan menghantar terus ke pejabat sekiranya  ada internet atau membuat simpanan data dalam sistem.

   

Spesifikasi sistem/ Medan-medan yang diperlukan beserta jenis data terlibat untuk sistem yang bakal dibangunkan

Software yang digunakan : Microsoft Access

Table yang berkaitan :

1.      Table Maklumat Pelajar = Berfungsi menyimpan maklumat pelajar.

Medan yang terlibat :

●        ID Pelajar

●       Nama

●       Kelas

●       Jantina

●       Bangsa

●       Agama

●       1 Mac 2017 (sehingga 10 Mac 2017)

●       ID KENYATAAN1 (sehingga ID KENYATAAN10)

2.       Table Kenyataan

              Medan yang terlibat:

●       ID Kenyataan

●       Kenyataan

●       ID Pelajar

3.       Table Tindakan

●       ID TINDAKAN

●       ID Kenyataan

●       TINDAKAN

●       ID Pelajar

Rekabentuk sistem/ Lakaran hubungan/Relationship bagi table yang dibina

Kenyataan

ID Kenyataan Kenyataan ID Pelajar

Maklumat Pelajar

ID Pelajar Nama Kelas Jantina Bangsa Agama 1 MAC 2017 ID KENYATAAN1 2 MAC 2017 ID KENYATAAN2 3 MAC 2017 ID KENYATAAN3 4 MAC 2017 ID KENYATAAN4 5 MAC 2017 ID KENYATAAN5 6 MAC 2017 ID KENYATAAN6 7 MAC 2017 ID KENYATAAN7 8 MAC 2017 ID KENYATAAN8 9 MAC 2017 ID KENYATAAN9 10 MAC 2017 ID KENYATAAN10

Tindakan

ID TINDAKAN ID Kenyataan TINDAKAN ID Pelajar

Cadangan Pembaikan

Sistem semakan pelajar perlu dikemaskini dari semasa ke semasa kerana pembangunan teknologi maklumat semakin maju dan sentiasa update kepada versi yang baru. Mengemaskini format aplikasi baru membolehkan sistem dinaik taraf dan menambah fungsi atau maklumat tambahan lain yang perlu dimasukkan ke dalam sistem.

Aplikasi ini diharapkan dapat digunakan oleh telefon mudah alih kerana ia akan lebih memberi kemudahan kepada para guru dalam membuat semakan kehadiran pelajar bila-bila masa sahaja. Sementara itu, sistem yang dibangunkan diharap dapat menampung pengguna yang besar untuk mengakses untuk mendapatkan data yang diingini.

Konklusi

            Konklusinya, diharap agar sistem semakan kehadiran yang dibangunkan dapat memudahkan sistem semakan kehadiran ini sedikit sebanyak memudahkan para guru dalam mengemaskini maklumat kehadiran pelajar secara atas talian tanpa sebarang aral yang melintang. Hal ini demikian kerana sistem kehadiran secara manual memberi kesulitan kepada para guru kelas kerana sukar bagi mereka untuk mengemaskini data sekiranya terdapat apa- apa perubahan mengenai kehadiran pelajar. Sistem semakan kehadiran pelajar ini dapat menyimpan rekod secara selamat dalam jangka masa yang panjang. Selain itu juga, diharap agar sistem semakan kehadiran pelajar ini memberi ilmu kepada kita sebagai bakal guru agar lebih berpengetahuan untuk mendirikan sistem semakan kehadiran pada masa akan datang.

Rujukan

Mohd Kasim, A., Zakaria, M., & Zahiri, M. A. (2012). Pembangunan Sistem Pangkalan Data Pengurusan Kehadiran Pelajar Ke Kuliah Berasaskan Web (modul Pengurusan Maklumat) (Doctoral dissertation, Universiti Teknologi Malaysia).

Haryani Mohd Dom (2006) Sistem Kehadiran Automatik. Fakulti Kejuteraan Elektrik, Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia